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淺談企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制方法

2012年12月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)，以下簡(jiǎn)稱10號(hào)令）。2013年4月又下發(fā)了《關(guān)于貫徹實(shí)施<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定>的通知》，要求各企業(yè)用3年的時(shí)間完成本企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡(jiǎn)稱“保管期限表”）的編制，這是貫徹實(shí)施10號(hào)令的關(guān)鍵和重要環(huán)節(jié)。國(guó)家檔案局從2013年開(kāi)始已著手中央管理企業(yè)管理類(lèi)保管期限表的編制指導(dǎo)與審核工作。截止到2014年底，共完成20家中央管理企業(yè)管理類(lèi)保管期限表的審核批準(zhǔn)。但在指導(dǎo)與審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)仍未很好掌握編制保管期限表的正確方法和技巧，至使編制出的管理類(lèi)檔案保管期限表質(zhì)量不高。本文就企業(yè)如何開(kāi)展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作中存在問(wèn)題和管理類(lèi)檔案保管期限表編制過(guò)程進(jìn)行討論，以供大家參考。

一、檔案保管期表編制中普遍存在的問(wèn)題及原因分析

（一）檔案保管期表編制中普遍存在的問(wèn)題

根據(jù)前期業(yè)務(wù)指導(dǎo)和審核情況總結(jié)，企業(yè)在編制檔案保管期限表主要存在以下問(wèn)題：

第一，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應(yīng)納入歸檔范圍的重要文件材料沒(méi)寫(xiě)入保管期限表中，尤其是一些新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。

第二，文件材料保管期限不合理。該定為永久保管的檔案定為30年或10年，該定為30年定為10年。

第三，表述太籠統(tǒng)。文件材料內(nèi)容條目過(guò)多使用模糊語(yǔ)言，過(guò)多使用“重要的”、“一般的”等用語(yǔ)，至使保管期限表對(duì)鑒定業(yè)務(wù)起不到應(yīng)有的指導(dǎo)作用。

第四，表述不準(zhǔn)確。文件材料內(nèi)容使用的詞語(yǔ)易引起歧義，同一含義內(nèi)容前后使用不一致詞語(yǔ)，或是不使用標(biāo)準(zhǔn)化用語(yǔ)。

第五，文件材料內(nèi)容重復(fù)、交叉現(xiàn)象嚴(yán)重。同一層次文件材料分類(lèi)原則不一致，文件材料內(nèi)容邏輯混亂，同一內(nèi)容多次反復(fù)出現(xiàn)。

（二）原因分析

企業(yè)在檔案保管期限表編制過(guò)程中造成上述問(wèn)題的原因主要有：保管期限表編制沒(méi)有嚴(yán)格按照機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)說(shuō)明來(lái)進(jìn)行，照抄照搬10號(hào)令或照抄搬其他企業(yè)保管期限表，更有甚者將企業(yè)原有保管期限表進(jìn)行翻版后直接報(bào)審。有的單位檔案部門(mén)沒(méi)有處理好業(yè)務(wù)部門(mén)的作用，在保管期限表編制過(guò)程中要么完全由檔案部門(mén)大包大攬，要么完全聽(tīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)決定，檔案部門(mén)不主動(dòng)作為。有的單位編制人員沒(méi)有完全吃透10號(hào)令的精神，或是沒(méi)有掌握歸檔范圍和保管期限表的編制要求。正是上述原因?qū)е挛募牧蠚w檔范圍和檔案保管期限表編制質(zhì)量不高。

二、文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表編制流程

企業(yè)在文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表編制過(guò)程中應(yīng)遵循以下五個(gè)步驟。

第一步：部門(mén)職責(zé)分析，確定管理類(lèi)檔案保管期限表框架結(jié)構(gòu)。

第二步：各部門(mén)業(yè)務(wù)流程梳理，依據(jù)業(yè)務(wù)流程、法律法規(guī)和范性文件提出記錄保存要求，初步形成部門(mén)文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表。

第三步：檔案部門(mén)匯總各部門(mén)文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)保管期限表，形成企業(yè)文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)保管期限表初稿。在這個(gè)過(guò)程中，檔案部門(mén)可進(jìn)行必要的修改。

第四步：將文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)保管期限表初稿下發(fā)各部門(mén)征求意見(jiàn)，各部門(mén)可通過(guò)互相借鑒觸發(fā)修改需求，補(bǔ)充有關(guān)內(nèi)容。

第五步：檔案部門(mén)逐一與各部門(mén)討論確定文件歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表，形成定稿。

三、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制準(zhǔn)備工作

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制除需要按照一定的步驟進(jìn)行外，還要做好編制前的準(zhǔn)備工作，這些準(zhǔn)備工作主要如下3個(gè)方面。

（一）做好編制的組織工作

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作不僅僅是檔案部門(mén)的事，也是業(yè)務(wù)部門(mén)的事，需要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)作用。業(yè)務(wù)部門(mén)在梳理文件材料內(nèi)容，確定檔案保管期限過(guò)程中常常發(fā)揮著重要的作用，編制過(guò)程中應(yīng)充分吸收業(yè)務(wù)部門(mén)人員參與。有條件的企業(yè)應(yīng)成立文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制領(lǐng)導(dǎo)小組和編制辦公室或工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人任成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)批準(zhǔn)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協(xié)調(diào)編制工作中的重大事項(xiàng)；如有下屬單位，領(lǐng)導(dǎo)小組還負(fù)責(zé)所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查。

編制辦公室或工作小組由檔案部門(mén)、職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成；職責(zé)是：制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃；具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作；起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；負(fù)責(zé)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫；如有下屬單位還應(yīng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬企業(yè)開(kāi)展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

（二）科學(xué)制定保管期限表的編制計(jì)劃和10號(hào)令的宣貫培訓(xùn)

合理地安排文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表起草、修改、下發(fā)、宣貫等階段的各項(xiàng)工作；要將每一項(xiàng)工作落實(shí)到人，并有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作成果形式；制定工作計(jì)劃時(shí)同步制定預(yù)算；要特別注意，不僅要編制管理類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，還要同時(shí)編制和修訂其他各類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，如產(chǎn)生產(chǎn)和服務(wù)提供、科研、重大建設(shè)項(xiàng)目等等。

要及時(shí)開(kāi)展10號(hào)令的宣貫與培訓(xùn)，培訓(xùn)人員包括編制領(lǐng)導(dǎo)小組成員、編制小組組成人員和下屬單位有關(guān)人員。要讓有關(guān)人員了解10號(hào)令的精神實(shí)質(zhì)和文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制要求和方法。

（三）做好調(diào)研、職能分析和資料收集

通過(guò)調(diào)研了解掌握本企業(yè)組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)和其職責(zé)。通過(guò)職能分析摸清本企業(yè)的活動(dòng)特點(diǎn)，摸清產(chǎn)品和業(yè)務(wù)組成，梳理出產(chǎn)品和業(yè)務(wù)從設(shè)計(jì)研發(fā)、生產(chǎn)，銷(xiāo)售和售后服務(wù)等的流程。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制前還要進(jìn)行資料收集，特別是要收集除國(guó)家檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件以外的，與本企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律法規(guī)和國(guó)家下發(fā)的規(guī)范性文件，了解國(guó)家其他行政管理部門(mén)對(duì)本企業(yè)檔案和有關(guān)業(yè)務(wù)形成記錄的保存要求。如《中華人民共和國(guó)商業(yè)銀行法》就對(duì)商業(yè)銀行的信貸檔案管理工作提出了要求。這些法律法規(guī)和規(guī)范性文件對(duì)記錄和檔案管理要求如果有超出10號(hào)令或有關(guān)檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件要求的，應(yīng)在本企業(yè)的文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表中予以體現(xiàn)。

四、正確發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)的作用

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制過(guò)程中，檔案部門(mén)一方面不要大包大攬，不吸收業(yè)務(wù)部門(mén)參與，同時(shí)也要切忌唯業(yè)務(wù)部門(mén)馬首是瞻的作法。一是要發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)在梳理文件材料內(nèi)容方面的作用。具體作法可以設(shè)計(jì)一張文件材料內(nèi)容調(diào)查表，由業(yè)務(wù)部門(mén)各崗位人員進(jìn)行填寫(xiě)，填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)包括文件材料名稱、產(chǎn)生業(yè)務(wù)、用途、發(fā)放范圍、存儲(chǔ)格式、載體形式、簽署過(guò)程、傳遞方式、內(nèi)容提要等。二是充分發(fā)揮業(yè)務(wù)在初步確定檔案保管期限中的建議作用，有時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案保管期限的確定根據(jù)是檔案部門(mén)所不能掌握的。三是要充分發(fā)揮檔案部門(mén)的檔案專業(yè)作用，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提出的意見(jiàn)和建議作好把關(guān)，最終從檔案專業(yè)角度確定采納與否。對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)提出的縮小歸檔范圍和縮短保管期限的建議應(yīng)謹(jǐn)慎處理。